Потеря трудовой книжки: что делать?

В наше время мы часто меняем место работы, открываются и закрываются предприятия, поэтому утеря трудовой книжки, к сожалению, стала обычным явлением. А ведь лаконичные записи в ней – это годы упорного труда и существенный аргумент при оформлении пенсии. Что делать, если ваша трудовая потеряна безвозвратно? Юристы «Трудовой солидарности» подготовили пошаговую инструкцию.

«Так получилось, что потеряла трудовую книжку. Взяла справки о стаже с предыдущих мест работы. Что делать дальше? Как правильно оформить новую трудовую книжку? Надо ли вносить данные о предыдущих местах работы в новую трудовую?» — с такими вопросами на нашу горячую линию обратилась Людмила из Запорожья.

Порядок выдачи и заполнения трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников. П.5 Инструкции «Дубликат трудовой книжки» регламентирует вопросы, связанные с утерей трудовой книжки.

Согласно 5.1 Инструкции, если работник потерял трудовую книжку (вкладыш к ней), он обязан немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения в другие сроки владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждении и поощрении по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Обратите внимание, что при выписке трудовой книжки или ее дубликата владелец или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости. Если же трудовая книжка работника утеряна предприятием в результате стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

П. 5.3 гласит: если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже его работы до поступления на данное предприятие, который подтверждается документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где трудился работник, а также цех (отдел) и должность, на которую его было принято. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом тоже делается соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в предоставленном работником документе имеются такие данные.

В случае, если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого сделаны соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Собственник или уполномоченный им орган обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих его стаж на предыдущих местах работы.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т.п.), то владелец или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, которая пришла в негодность, делается надпись «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. После этого при трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить именно дубликат трудовой книжки.

Важно! Дубликат трудовой книжки также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке вследствие чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где трудился работник. Дубликат выдается на основании заявления работника и полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра при Службе безопасности Украины о проведении антитеррористической операции на территории, где трудился работник. Предоставляется в произвольной форме.

В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи с дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делается надпись «Дубликат аннулирован» и удостоверяется печатью работодателя по последнему месту работы, после чего дубликат возвращается его владельцу.